Để chuẩn bị cho cuộc gặp gỡ với đối tác quốc tế, ngoài việc phải lo những nội dung cần trình bày và thảo luận trong cuộc gặp, trong một số trường hợp, bạn còn cần phải có một món quà giành tặng cho đối tác. Việc tặng quà được coi là một cử chỉ văn minh ở một số nước nhưng cũng có thể bị coi như một hành động hối lộ ở một số nước khác. Hiểu biết về quan điểm với việc tặng quà, cách thức tặng quà, sở thích về quà tặng… phù hợp với các đối tác đến từ những nền văn hóa khác là yếu tố giúp bạn tạo ấn tượng tốt và có nhiều cơ hội thành công.
Những nước bị ảnh hưởng bởi nền văn hóa Trung Hoa, có tinh thần tập thể cao, thì người ở đó thường nhận quà với thái độ rất khiêm tốn. Để không bị coi là quá tham lam, họ sẽ không bao giờ nhận quà ngay lập tức, mà sẽ từ chối khoảng ba lần trước khi chấp nhận. Do đó, cứ mỗi lần họ từ chối món quà thì bạn lại phải lịch sự đề nghị họ nhận món quà một lần nữa. Và một khi họ đã nhận món quà thì hãy nói với họ rằng bạn thực sự rất vui vì họ đã nhận quà.
Món quà phải được nâng niu bằng hai tay và phải được gói cẩn thận; mặc dù sau đó người ta có mở quà trước mặt bạn đi chăng nữa. Sau khi người ta đã nhận quà thì họ sẽ để quà sang một bên và mở quà sau. Chính vì thế nên bạn đừng lo lắng là người nhận quà không hài lòng với món quà của bạn nên mới để sang một bên.
Và nếu như bạn được tặng một món quà từ họ thì cũng hãy tuân theo một quy tắc như vậy: từ chối khoảng 3 lần rồi sau đó nhận món quà đó bằng 2 tay. Và bạn cũng không được mở món quà đó ngay lập tức mà phải đợi đến gần phút cuối.
Ở Trung Quốc, chính phủ cũng có ra một chính sách xét loại quà tặng nào là món hối lộ. Mặc dù chính sách này cũng dần được nới lỏng nhưng cũng sẽ có lúc món quà của bạn sẽ không được chấp nhận. Trong những trường hợp như vậy, bạn nên lịch sự nói rằng bạn hiểu vì sao họ không nhận và rút lại món quà. Rồi bạn hãy chờ cho tới khi nào cuộc đàm phán đã chấm dứt, thì món quà bạn tặng có thể được gỡ đi cái vỏ “hối lộ” lúc ban đầu.
Bạn có thể tặng quà và nói rằng bạn tặng món quà này là thay mặt cho toàn thể công ty. Bạn phải luôn chú ý tôn trọng vị đối tác cấp cao nhất. Và hãy nhớ rằng người mà bạn phải trao món quà cho chính là người đấy. Khi đưa ra món quà hãy nói rằng: “Xin anh thay mặt công ty nhận món quà của công ty chúng tôi!” Nếu bạn có nhiều hơn một món quà thì bạn nên tặng các vật phẩm theo thứ bậc chức vị. Chức vị càng cao, món quà càng đắt.
Một món quà đặc biệt dành tặng riêng một người nào đó thì không nên tặng họ trước mặt cả nhóm. Hãy chờ tới khi chỉ có hai người! Và khi tặng món quà này hãy luôn đảm bảo rằng đây chỉ là một cử chỉ vì tình bạn không phải là chuyện làm ăn nữa.
Giá trị của một món quà cũng phải tương xứng với mức độ làm ăn. Điều này ứng dụng cả với việc tặng quà cá nhân hay tặng qua thay mặt công ty. Cũng có lúc, những món quà đắt tiền lại rất phù hợp với hoàn cảnh, nhưng một món quà quá tốn kém nhiều lúc cũng gây rắc rối khi người nhận cảm thấy họ không thể đáp lại món quà đó.
Trong văn hóa Trung Hoa, biểu tượng mang ý nghĩa rất quan trọng, nhất là đối với màu sắc và các con số. Ví dụ như, vào dịp Tết Nguyên Đán, tiền phải được đựng trong một phong bì đỏ; và phải là một con số chẵn, thậm chí hóa đơn cũng phải là số chẵn.
Đỏ là màu may mắn, hồng và vàng tượng trưng cho hạnh phúc, và con số 8 là con số “phát”, con số may mắn nhất. Màu trắng, đen và xanh nước biển cùng con số 4, hay là bộ tứ của bất cứ thứ gì đó, thì đều gắn với cái chết hoặc đám tang. Ngoài ra thì người ta cũng kiêng kỵ đồng hồ, khăn mùi soa, và những đôi dép bằng rơm.
Những vật sắc như dao, kéo tượng trưng cho sự chia rẽ tình bạn hay một mối quan hệ thân thiết, bao gồm cả quan hệ làm ăn.
Dĩ nhiên là bạn không muốn mình chọn phải một món quà mang ý nghĩa xấu hoặc không may mắn. Nhưng có thể chỉ vì ý nghĩa tượng trưng của món quà, mà điều đó có thể xảy ra. Ví dụ như, một chiếc bút máy chỉ trở thành một món quà tuyệt vời khi có mực đỏ.
Khi mua quà tặng cho những lần đầu gặp gỡ đối tác, bạn nên mua quà ở những cửa hàng tại địa phương, tại đây bạn sẽ được cung cấp đầy đủ thông tin và người ta cũng hướng dẫn bạn cách chọn quà sao cho tránh gây hiểu nhầm. Còn nếu bạn mang quà đi từ nước mình thì hãy bọc món quà tại nước đối tác, để tránh chọn nhầm màu hoặc loại giấy không phù hợp.
